Når du har fået tilskud fra MUDP

Acceptskema

Alle der modtager tilskud fra MUDP, skal bekræfte, at de ønsker at modtage tilskuddet på de vilkår, der er givet i tilsagnsbrevet. Det bekræftes, ved at udfylde, underskrive og indsende et acceptskema. Acceptskemaet finder I i samme mail som jeres tilsagnsbrev. Det er vigtigt at overholde fristen for indsendelse af acceptskema ellers bortfalder tilskuddet. Fristen står i jeres tilsagnsbrev. Hvis der er særlige forhold, der gør, at I ikke kan overholde fristen, skal I straks kontakt jeres kontaktperson. Kontaktpersonen vil så vurdere, om MUDP i den givne situation kan forlænge fristen.

Følgegruppe

Til en stor del af MUDPs projekter nedsættes der en følgegruppe. Deltagerne i en følgegruppe vil omfatte tilskudsmodtagerne samt MUDPs kontaktperson. Derudover kan der deltage andre relevante myndigheder, interesseorganisationer og personer med særlig viden på området. MUDP's kontaktperson leder følgegruppen for projektet. Følgegruppen skal bl.a. understøtte vidensudveksling om projektet. 

En følgegruppe vil typisk mødes 3-5 gange i løbet af et projekt. Antal møder aftales mellem det enkelte projekt og projektets kontaktperson og vil bl.a. afhænge af projektets størrelse og antal af milepæle m.v. 

Hvis der ikke er nedsat en følgegruppe, vil projektets kontaktperson i nogen tilfælde afhængigt af behovet afholde 1-3 mindre statusmøder med projektet undervejs i projektforløbet. 

Ændringer af projektet undervejs i forløbet

Projekter kan som udgangspunkt ikke ændre i projektets hovedformål, indhold, tidsplan eller budget uden forudgående godkendelse fra MUDP. 

Hvis forløbet af et projekt udvikler sig sådan, at ændringer vil være det fagligt bedste for projektets formål og indhold, så skal projektet omgående kontakte MUDP for at undersøge, om de relevante ændringer kan godkendes.

Projektlederen skal indsende et udfyldt skema, der beskriver projektændringen, og vedlægge underskriftsblad. Hvis ændringen forårsager ændringer i budgettet, skal der også vedlægges et revideret budgetskema, som viser det nye forslag i forhold til det gældende budget. 

Ændringer kan for eksempel være: 

• Omdisponering (ændringer) i budgettet, således at nogle aktiviteter tilføres flere midler, mens andre må afgive midler. Det er her vigtigt, at de tilladelige maximale tilskudsprocenter samt det maximale tilskudsbeløb fortsat overholdes. Der er på dette punkt givet en smule råderum, til de enkelte projekter, således at mindre beløb kan omdisponeres uden forudgående godkendelse under forudsætning af, at MUDP informeres om ændringerne. Læs i jeres tilsagnskrivelse for at se hvilket konkrete råderum jeres projekt har (dette har ændret sig i løbet af årene).  
• Tidsfristforlængelse. Der skal søges om eventuel udsættelse af projektes afslutning i god tid før den slutdato, der fremgår af tilsagnsbrevet.
• Ændring i aktiviteter, hvis fx. andre aktiviteter bedre opfylder projektets formål. Dette kan så kræve en revidering af dele af projektbeskrivelsen og budgettet forud for evt. godkendelse heraf. 

Udbetaling af tilskud

Som udgangspunkt udbetales tilskud fra MUDP først, når projektet er helt afsluttet og afrapporteret. Men en del projekter, har fået godkendt, at tilskuddet kan udbetales i rater bagud. Se mere herom i boks til højre med skemaer.

Både når et projekt er helt afsluttet, og der anmodes om udbetaling af det samlede tilskud, og når der anmodes om en rateudbetaling skal følgende indsendes før udbetaling sker: 

• Faglig dokumentation for de udførte projektaktiviteter. Ved rateudbetalinger indsendes og status skema og ved slutudbetaling indsendes og slutrapport.
• Projektregnskab baseret på faktiske tidspriser 
• Elektronisk faktura

Hvem kan få tilskud udbetalt
MUDP udbetaler tilskud til de projektdeltagere, som fremgaar af MUDP's brev om tilsagn. MUDP udbetaler ikke tilskud direkte til evt. underleverandører i projektet. Underleverandører vil modtage betaling for deres arbejde fra de af projektets deltagere, der har udgifter til underleverandører med i deres budget, jf. tilsagnsbrevet og tilhørende godkendte budget.

Faglig dokumentation
Faglig dokumentation er en rapport, der redegør for de udførte projektaktiviteter, udfordringer undervejs i projektet og hvordan de er greb an, samt de opnåede resultater, herunder måleresultater. Ved afslutning af projektet  skal den faglige slutrapport redegøre for det samlede projekt og være klar til offentliggørelse (se boks om rapporter og formidling). Ved rateudbetalinger kan den faglige dokumentation enten ske som del af statusskemaet, hvor der er plads til faglige rapportering eller der kan indsendes og foreløbigt udkast til rapport, som redegør for de faglige resultater af projekter frem til tidspunktet for rateudbetaling.Faglig dokumentation sendes til projektets kontaktperson i Miljøstyrelsen.

Projektregnskabet
Projektregnskabet skal stilles i forhold til det gældende budget både ved rateudbetalinger og ved slutregnskab, og du skal bruge deltagernes faktiske timepris og overheadfaktor (OH). MUDP udbetaler ikke tilskud på grundlag af budgettal. Det afsluttede projektregnskab skal til projekter over 100.000 kr. i tilskud medfølges af en revisorerklæring. Det kan du læse nærmere om i tilsagnsbrevet (projekter fra 2015 og senere), standardvilkår for tilskud (for projekter bevilget før 2015) og revisionsinstruks (som du finder link til i boksen med skemaer). Projektregnskaber skal sende både til projektets kontaktperson i Miljøstyrelsen og til Miljøstyrelsens økonomienhed påObfuscated Email .

Elektronisk faktura Elektronisk faktura på det beløb, der skal udbetales jvf. projektregnskabet, skal sendes til Miljøstyrelsen (EAN nr.: 5798000863019). Læs mere indsendelse af elektronisk faktura på Miljøstyrelsens hjemmeside. 

NYT fra 2022: Den elektroniske faktura skal vedhæftes det godkendte statusskema og delregnskab.

VIGTIGT for projekter bevilget i 2014 eller senere
Projekter, der er bevilget i 2014 eller senere skal være opmærksom på, at hvis projektet har flere tilskudsmodtagere (det kan man se i tilsagnet), så skal hver tilskudsmodtager indsende hver sin faktura , som vedrører det beløb. , den enkelte tilskudsmodtager skal have i tilskud.

Hovedansøgeren indsender ÉN samlet økonomistatus for projektet (statusskema or slutregnskab med tilhørende revisorerklæringer for hver medansøger ) and en faglig afrapportering (statusskema eller slutrapport).

Det er vigtigt i disse tilfælde på:

1. statusskema henholdsvis slutregnskab medfølger af en oversigt over, hvad hver ansøger skal have udbetalt (og at det er det samme beløb de hver skriver på deres faktura).
2. at fakturaer først indsendes, når økonomisk dokumentation (statusskema og / eller projektregnskab) er sendt til Miljøstyrelsen, att .: Økonomienheden (e-mail: Obfuscated Email ). 
3. at alle relevante fakturaer indsendes indenfor den samme uge og med samme forfaldsdato. Der skal være mindst 30 dage fra fakturadato til forfaldsdato.
4. at alle relevante fakturaer er påført Miljøstyrelsens sagsnummer for projektet. Sagsnumre findes på tilsagnsbrevet. (Fra den 1. februar 2017 er Styrelsen for Vand- og Naturforvaltning (SVANA) og Miljøstyrelsen (MST) blevet lagt sammen under navnet Miljøstyrelsen. Projekter inden for vand og klima, der har fået tilskud i 2016 eller har både et MST og et SVANA Sagsnummer. Det hjælp til Miljøstyrelsen, hvis begge sagsnumre angives i forbindelse med afregning af projektet). 

Rapporter og formidling

Et MUDP-projekt skal afsluttes med udarbejdelse af en faglig rapport, der redegør for indholdet af det samlede projekt, herunder de udførte projektaktiviteter, udfordringer undervejs i projektet, hvordan udfordringer er håndteret, samt de opnåede resultater, herunder måleresultater. Rapporten skal afleveres i en form, så den er klar til publicering. Rapporten skal skrives efter:

Miljø- og Fødevareministeriets retningslinier for rapporter . 

Publicering sker typisk elektronisk på Miljøstyrelsens hjemmeside. Projektlederen skal udfylde et publiceringsskema med information om publikationen. 

Projekter fra 2015 og frem skal være opmærksomme på de krav, der stilles i tilsagnskrivelsen til oplysninger om projektets resultater. MUDP sekretariatet fremsender et elektronisk  spørgeskema til projektlederen omkring det tidspunkt, hvor der foreligger et udkast til faglig rapport. 

Derudover kan der efter nærmere aftale yderligere formidling af projekterne på MUDP's hjemmeside.

Her finder du link til udgivne rapporter om MUDP-projekter

Der er tilladt at skrive slutrapporten og de løbende statusskemaer på engelsk, men opfordrer til, at der altid medfølger et dansk resume.