Til brug for vores arbejde med sitet sættes en cookie som samler data om dit besøg. Andre 3. parts cookies fra fx sociale medier kan du afvise.Læs mere om cookies

Når du har fået tilskud fra MUDP

Her er samlet information til projekter, der modtager tilskud fra MUDP

Sekretariatet for MUDP ligger i Miljøstyrelsen. Alle projekter har en fagligt relevant kontaktperson i Miljøstyrelsen. Styrelsens kontaktperson følger om projekterne forløber som beskrevet , herunder godkender udbetalinger og evt. behov for ændringer i projekterne. Du kan finde navnet på projektets kontaktperson i projektets tilsagnsbrev.

I det følgende er beskrevet det typiske forløb et projekt gennemløber, herunder samlet evt. skemaer, der anvendes ved fx økonomisk afrapportering.

Acceptskema

Alle der modtager tilskud fra MUDP, skal bekræfte, at de ønsker at modtage tilskuddet på de vilkår, der er givet i tilsagnsbrevet. Det bekræftes, ved at udfylde, underskrive og indsende et acceptskema. Acceptskemaet finder I i samme mail som jeres tilsagnsbrev. Det er vigtigt at overholde fristen for indsendelse af acceptskema ellers bortfalder tilskuddet. Fristen står i jeres tilsagnsbrev. Hvis der er særlige forhold, der gør, at I ikke kan overholde fristen, skal I straks kontakt jeres kontaktperson. Kontaktpersonen vil så vurdere, om MUDP i den givne situation kan forlænge fristen.

Følgegruppe

Til en stor del af MUDPs projekter nedsættes der en følgegruppe. Deltagerne i en følgegruppe vil omfatte tilskudsmodtagerne samt MUDPs kontaktperson. Derudover kan der deltage andre relevante myndigheder, interesseorganisationer og personer med særlig viden på området. MUDP's kontaktperson leder følgegruppen for projektet. Følgegruppen skal bl.a. understøtte vidensudveksling om projektet. 

En følgegruppe vil typisk mødes 3-5 gange i løbet af et projekt. Antal møder aftales mellem det enkelte projekt og projektets kontaktperson og vil bl.a. afhænge af projektets størrelse og antal af milepæle m.v. 

Hvis der ikke er nedsat en følgegruppe, vil projektets kontaktperson i nogen tilfælde afhængigt af behovet afholde 1-3 mindre statusmøder med projektet undervejs i projektforløbet. 

Ændringer af projektet undervejs i forløbet

Projekterne kan som udgangspunkt ikke ændre i projektets formål, indhold, tidsplan eller budget uden forudgående godkendelse fra MUDP.

Hvis forløbet af et projekt udvikler sig sådan, at ændringer vil være det fagligt bedste for projektets formål og indhold, så skal projektet omgående kontakte MUDP for at undersøge, om de relevante ændringer kan godkendes.

Ændringer, der kan drøftes med MUDP, kan fx. være

  • omdisponering (ændringer) i budgettet, således at nogle aktiviter tilføres flere midler, mens andre må afgive midler. Det er her vigtigt, at de tilladelige maximale tilskudsprocenter samt det maximale tilskudsbeløb fortsat overholdes. Der er på dette punkt givet en smule råderum, til de enkelte projekter, således at mindre beløb kan omdisponeres uden forudgående godkendelse under forudsætning af, at MUDP informeres om ændringerne. Læs i jeres tilsagnskrivelse for at se hvilket konkrete råderum jeres projekt har (dette har ændret sig i løbet af årene).  
  • tidsfristforlængelse. Der skal der søges om udsættelse af projektes afslutning i god tid før den aftalte projekt afslutning, der fremgår af tilsagnsbrevet.
  • ændring i aktiviteter, hvis fx. andre aktiviteter bedre opfylder projektets formål. Dette kan så kræve en revidering af dele af projektbeskrivelsen og budgettet forud for evt. godkendelse heraf. 

Hvis der er behov for ændringer, så send en mail til jeres kontaktperson med jeres forslag til ændringer og en begrundelse herfor. Hvis der er tale om ændringer i budget skal det nye forslag være præsenteret i forhold til det gældende budget.

Udbetaling af tilskud

Som udgangspunkt udbetales tilskud fra MUDP, først når projektet er helt afsluttet og afrapporteret. Men en del projekter, har fået godkendt, at tilskuddet kan udbetales i rater bagud.

Både når et projekt er helt afsluttet, og der anmodes om udbetaling af det samlede tilskud, og når der anmodes om en rateudbetaling skal følgende indsendes før udbetaling sker: 

  • Faglig dokumentation for de udførte projektaktiviteter. Ved rateudbetalinger indsendes et status skema og ved slutudbetaling indsendes en slutrapport.
  • Projektregnskab. 
  • Elektronisk faktura.

Faglig dokumentation
Faglig dokumentation er en rapport, der redegør for de udførte projektaktiviteter, udfordringer undervejs i projektet og hvordan de er grebet an, samt de opnåede resultater, herunder måleresultater. Ved afslutning af et projektet skal den faglige slutrapport redegøre for det samlede projektet og være klar til publicering (se boks om rapporter og formidling). Ved rateudbetalinger kan den faglige dokumentation enten ske som del af statusskemaet, hvor der er plads til faglige rapportering eller der kan indsendes et foreløbigt udkast til rapport, som redegør for de faglige resultater af projekter frem til tidspunkt for rateudbetaling. 

Projektregnskabet
Projektregnskabet skal stilles op i forhold til det gældende budget både ved rateudbetalinger og ved slutregnskab. Det afsluttende projektregnskab skal for projekter over 100.000 kr. i tilskud medfølges af en revisorerklæring. Det kan du læse nærmere om i tilsagnsbrevet (projekter fra 2015 og senere), standardvilkår for tilskud (for projekter bevilget før 2015) og revisionsinstruks (som du finder link til i boksen med skemaer). 

Elektronisk faktura 
Elektronisk faktura på det beløb, der skal udbetales jvf. projektregnskabet, skal sendes til Miljøstyrelsen (EAN nr. : 5798000863019). Læs mere indsendelse af elektronisk faktura på Miljøstyrelsens hjemmeside.

VIGTIGT for projekter bevilget i 2014 eller senere
Projekter, der er bevilget i 2014 eller senere skal være opmærksomme på, at hvis projektet har flere tilskudsmodtagere (det kan man se i tilsagnet), så skal hver tilskudsmodtager indsende hver sin faktura, som vedrører det beløb, den enkelte tilskudsmodtager skal have i tilskud.

Hovedansøgeren skal indsende én samlet økonomistatus for projektet (statusskema eller slutregnskab med tilhørende revisorerklæringer for hver medansøger) og én faglig afrapportering (statusskema eller slutrapport) for projektet.

Det er vigtigt i disse tilfælde at:

  1. statusskema henholdsvis slutregnskab medfølges af en oversigt over, hvad hver ansøger skal have udbetalt (og at det er det samme beløb de hver skriver på deres faktura).
  2. at fakturaer først indsendes, når økonomisk dokumentation (statusskema og/eller projektregnskab) er sendt til Miljøstyrelsen, att.: Økonomiservice (e-mail: ). 
  3. at alle relevante fakturaer indsendes indenfor den samme uge og med samme forfaldsdato. Der skal være mindst 30 dage fra fakturadato til forfaldsdato.
  4. at alle relevante fakturaer er påført Miljøstyrelsens sagsnummer for projektet. Projekter indenfor vand og klima skal også være påført sagsnummer fra Styrelsen for Vand- og Naturforvaltning.Sagsnumre findes på tilsagnsbrevet. (Den 1. februar 2017 er Styrelsen for Vand- og Naturforvaltning (SVANA) og Miljøstyrelsen blevet lagt sammen under navnet Miljøstyrelsen. Projekter indenfor vand og klima, der har fået tilskud i 2016 eller tidligere, skal derfor forsat angive begge sagsnumre i forbindelse med afregning af projektet). 

Rapporter og formidling

Et MUDP projektet skal afsluttes med udarbejdelse af en faglig rapport, der redegør for indholdet af det samlede projekt, herunder de udførte projektaktiviteter, udfordringer undervejs i projektet og hvordan de er grebet an, samt de opnåede resultater, herunder måleresultater. Rapporten skal skrives efter Miljø- og Fødevareministeriets retningslinier for rapporter. Rapporten skal afleveres i en form, så den er klar til publicering.

Publicering sker typisk elektronisk på Miljøstyrelsens hjemmeside.

Derudover kan der efter nærmere aftale ske yderligere formidling af projekterne på her på MUDP'shjemmesiden. Her finder du link til udgivne rapporter om MUDP projekter

Skemaer og relevante links

Statuskema og delrapport ved rateudbetalinger 
Anvendes til økonomisk og faglig dokumentation i forbindelse med rateudbetalinger 

Skema til brug ved ansøgning om, at projekttilskud kan udbetales i rater 
Anvendes, hvis ønsket om at kunne få tilskuddet udbetalt i rater, ikke var medtaget i den oprindelige ansøgning til MUDP. 

Revisionsinstruks

Miljø- og Fødevareministeriets retningslinier for design og udgivelse af rapporter
Projekter skal anvende skabelon for Miljøstyrelsen.

Standardvilkår af sep. 2014
For projekter bevilget i 2015 og senere, er der ikke et sæt standarvilkår. Her fremgår alle vilkår af tilsagnsskrivelsen med bilag samt af lov og bekendtgørelse om MUDP.

Adgang til lov og bekendtgørelse om MUDP